Supplier audits 

Das BioMar SAAT-Team (SAAT steht für Supplier Approval, Audit und Traceability, also Zulassung und Prüfung von Lieferanten und Rückverfolgbarkeit)

Nachhaltige Beschaffung von Rohmaterialien

BioMar wendet mehrere Methoden an, um sicherzustellen, dass unsere Rohmaterialien nachhaltig beschafft werden und sicher sind. So führen wir beispielsweise regelmäßige Audits und Risikobewertungen unserer Lieferanten durch, bei denen für jedes Rohmaterial umfassend geprüft wird, ob die Lieferanten die Anforderungen erfüllen.

Die BioMar-Futtermittel werden aus nachhaltig beschafften und sicheren Rohmaterialien hergestellt. BioMar bezieht sämtliche Rohmaterialien von ausgewiesenen Lieferanten, die gemäß der Risikobewertungsverfahren von BioMar anerkannt und geprüft werden, welche auch Kriterien wie Rückverfolgbarkeit, Nachhaltigkeit, Lebensmittelsicherheit, Qualitätssysteme sowie ethische Grundsätze und Umweltrichtlinien umfassen.

 

Unser SAAT-Team

Das BioMar SAAT-Team (SAAT steht für Supplier Approval, Audit und Traceability, also Zulassung und Prüfung von Lieferanten und Rückverfolgbarkeit.), ist ein stark aufgestelltes Team, bestehend aus globalen und lokalen Führungs- und Hilfskräften in den Bereichen Beschaffung, Einkauf und Qualitätssicherung. Das Team führt seine Aufgaben auf der Grundlage der BioMar Beschaffungsrichtlinie und des Verhaltenscodex durch.

– Bei BioMar arbeiten wir mit drei Gruppen von Rohmaterialien, wobei jeder dieser Gruppen eine entsprechende Expertengruppe zugewiesen ist: marine Rohmaterialien, nicht-marine Rohmaterialien und Zusatzstoffe. Zudem werden die Lieferanten danach unterteilt, ob sie eine globale oder lokale Relevanz haben. Weder bei der Qualität noch bei der Lebensmittelsicherheit gehen wir Kompromisse ein. Daher müssen unsere Lieferanten genauso wie alle Rohmaterialien, die zur Herstellung von BioMar-Futter verwendet werden, mehrere Prüfprozesse durchlaufen. Berthel Vestergaard, Beschaffungsmanager für die BioMar-Fabrik in Dänemark, erläutert uns das Setup.

 

Das BioMar Audit-Team überzeugt sich selbst davon, wie das frisch verarbeitete Fischmehl in Big-bags abgefüllt wird. 

 

Detaillierte Produktspezifikationen

– Für jedes Rohmaterial, das wir für BioMar-Futter verwenden, sind die Kategorie-Manager dafür verantwortlich, die jeweiligen Rohmaterial-Spezifikationen mit dem nötigen Support von den relevanten Funktionen zu erstellen. Diese Spezifikationen finden sowohl auf globaler wie auch auf lokaler Ebene Anwendung. Die Parameter dieser Spezifikationen berücksichtigen wirtschaftliche Aspekte, aber vor allem auch Belange, die sich auf die Qualität und die Lebensmittelsicherheit beziehen. Bei Bedarf aktualisieren wir diese Spezifikationen, um sicherzustellen, dass Gesetzesänderungen erfüllt und/oder neue Erkenntnisse bezüglich kritischer Gefahren einbezogen werden.

 

Nachhaltig gefangener Fisch zur Verarbeitung zu Fischmehl und zu Fischöl.

 

BioMar Verhaltenskodex

– Unternehmen, die uns mit Rohmaterialien beliefern möchten, müssen hohe Standards erfüllen. Als multinationales Unternehmen, das Rohmaterialien vom Weltmarkt bezieht, gehört es auch zu unseren Aufgaben sicherzustellen, dass sowohl Lieferanten als auch wir selbst den im Verhaltenskodex spezifizierten Standards gerecht werden. Alle Lieferanten müssen den BioMar-Verhaltenskodex unterzeichnen und anerkennen.

 

Risikobewertungen

– Zudem unterzieht BioMar alle Beschaffungsquellen und Lieferanten für die jeweiligen Rohmaterialien umfassenden Risikobewertungen. Die SAAT-Risikobewertung umfasst Multiple-Choice-Fragen/Antworten, beispielsweise zum Herkunftsland, zum Grad der Verarbeitung, zur Lebensmittelsicherheit, zur Risikobewertung von Rohmaterialien und zu den bisherigen Erfahrungen mit dem jeweiligen Lieferanten. Auf der Grundlage dieser Bewertung erhalten wir einen Beurteilungswert zu den bestehenden Risiken.

– Einmal im Jahr versendet BioMar einen Fragebogen mit Fragen zur Lieferantenqualifizierung an all unsere Lieferanten. Dabei handelt es sich um eine umfassende Fragenliste. Auf der Grundlage ihrer Antworten erhalten wir ein Update zu Entwicklungen in den Bereichen Zertifizierungen, Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften und zu sonstigen Fokuspunkten. Durch die Auswertung der Fragebögen ermitteln wir ein Ergebnis, das wir bei der Beurteilung der Lieferanten berücksichtigen.

– Für die Risikobewertungen sind entweder die globalen oder die lokalen Beschaffungsmanager zuständig. In Zusammenarbeit mit der Abteilung für Qualitätssicherung führen wir im Auftrag der BioMar-Gruppe Risikobewertungen und Audits von mehreren Rohmaterialien und Lieferanten durch, erklärt Herr Vestergaard.

 

Die Audits werden am Standort der Lieferanten durchgeführt

Die BioMar-Truppe der Lieferanten-Auditoren besteht aus rund 30 Lead Auditoren und einer noch größeren Anzahl an Co-Auditoren. Berthel Vestergaard, der vor kurzem in Finnland war, um dort einen Lieferanten für Fischmehl zu prüfen, kommentiert dazu:

– Bei jedem neuen Lieferanten von Rohmaterialien führen wir Audits durch. Und einmal pro Jahr evaluieren wir, welche unserer bestehenden Lieferanten wir erneut einem Audit unterziehen. Pro Jahr leite ich drei oder vier Audits.

– Wenn die Risikobewertung für einen der Lieferanten innerhalb meines Portfolios eine gewisse Schwelle überschreitet, evaluiert das Audit-Team, ob ein entsprechendes Audit durchzuführen ist. Audits können uns dabei helfen, die etwaigen Risiken aufgrund der Zusammenarbeit mit einem bestimmten Lieferanten oder aufgrund der Verwendung bestimmter Rohmaterialien von einem bestimmten Lieferanten präziser zu beurteilen.

– Im Vorfeld unserer Audits erarbeiten wir stets einen konkreten Auditplan. Die Bereiche, die im Rahmen des Audits geprüft werden sollen, ergeben sich häufig aus den jährlichen Fragebögen. Zudem berücksichtige ich das Input des BioMar SAAT-Teams zu Fokuspunkten für das Audit, um sicherzustellen, dass ich Antworten zu den Fragen bekomme, die meine Kollegen interessieren.

Der Lieferant erhält den Auditplan und das Lieferanten-Team kann sich auf den Audit-Termin entsprechend vorbereiten.

Berthel Vestergaard erklärt, dass er und sein Co-Auditor zum Standort des Lieferanten reisen – vorzugsweise zur Produktionsanlage. Für die Audits werden in der Regel drei bis sechs Stunden eingeplant, um einen konstruktiven Dialog sowie die Besichtigung der Fabrik und/oder des Lagers zu ermöglichen.

Während des Audit-Meetings werden möglicherweise einige Antworten des Fragebogens besprochen, die weiterer Klärung bedürfen. Gesprächsgegenstand sind möglicherweise auch die BioMar-Spezifikationen für die Rohmaterialien.

 

Fokus auf die Lebensmittelsicherheit

– Der Auditplan kann sich auf die Verfahren zur Sicherstellung der BioMar-Anforderungen zur Lebensmittelsicherheit konzentrieren. Die Durchführung von Audits zu verarbeiteten Rohmaterialien wird höchstwahrscheinlich eingehende Fragen zum Ablauf der Verarbeitung in der Produktionseinrichtung umfassen. Im Rahmen des Dialogs sowie beim Rundgang durch die Fabrik achten wir insbesondere auf Schwachpunkte, wie beispielsweise das Risiko von Kreuzkontaminationen.

 

Frisch gefangene Sprotte (links) und Hering (rechts).

 

Hohe Standards bei Nachhaltigkeit und Rückverfolgbarkeit

– Für BioMar ist es besonders wichtig, bei Nachhaltigkeit und Rückverfolgbarkeit hohe Standards sicherzustellen, hebt Berthel Vestergaard hervor. – In dieser Hinsicht muss der Lieferant überzeugende Nachweise vorlegen, dass die Produkte, die er anbietet, die Erwartungen von BioMar erfüllt.

Die vollständige Rückverfolgbarkeit ist wesentlich für die Nahrungssicherheit. Die Arbeitsabläufe und Zulassungen von BioMar tragen zur lückenlosen Rückverfolgbarkeit bei, upstream wie downstream entlang der Nahrungsmittelproduktionskette.

– Im Falle von Fischmehllieferanten bedeutet dies beispielsweise, dass wir die Rückverfolgbarkeit des Fischmehls überprüfen, vom Ort, wo der Fisch im Meer gefangen wird, über die Fabrik, in der das Fischmehl hergestellt wird, bis hin zur Lieferung der jeweiligen Charge zur BioMar-Fabrik. Dabei bedeutet Rückverfolgbarkeit, dass wir die Herkunft einer bestimmten Charge Fischmehl, die an BioMar geliefert wird, bis zur Fischmehl-Fabrik und bis zum Ort, wo der Fisch gefangen wurde, rückverfolgen.

– Audits dienen auch dazu, sicherzustellen, dass der jeweilige Lieferant gut vorbereitet ist, beispielsweise auf Änderungen von Vorschriften zur Lebensmittelsicherheit oder sonstiger Gesetzesänderungen, die bald in Kraft treten werden, sagt Berthel Vestergaard.

 

Rundgang durch die Fabrik, Eindrücke aus erster Hand

Durch den Besuch der Fabrik und der Lager können sich die Auditoren aus erster Hand Eindrücke zu den Voraussetzungen vor Ort machen. Dabei erhalten sie auch Einblicke in die Verarbeitungsabläufe und Arbeitsbedingungen. – Im Gegensatz zu den schriftlichen Unterlagen und den Gesprächen im Sitzungsraum vermittelt der Fabrik-Rundgang wertvolle praktische Einblicke und kann bisher nicht erkannte Schwächen und Stärken zutage fördern, sagt Berthel Vestergaard.

 

Eine Inspektion im Lager der Verarbeitungsanlage gibt Einblicke in Parameter wie die physischen Bedingungen der Lagerung sowie zu Maßnahmen der Rückverfolgbarkeit.

 

Audit-Bericht und Maßnahmen

Nach der Durchführung des Audits vor Ort erarbeitet das Audit-Team einen Bericht, in dem die Fakten und Eindrücke festgehalten werden: Stärken, Beobachtungen und Empfehlungen für korrektive Maßnahmen. In diesem Bericht wird zudem festgehalten, ob relevante Standards, Rechtsvorschriften oder die Anforderungen von BioMar nicht eingehalten werden, und welche Maßnahmen zu ergreifen sind.

Dieser Audit-Bericht wird an den Lieferanten gesendet. Bei Nichteinhaltung oder Verstößen hat der Lieferant Gelegenheit, innerhalb von zwei Wochen zum Audit-Bericht Stellung zu nehmen und zu bestätigen, dass korrektive Maßnahmen implementiert werden.

 

Die BioMar-Prüfer bemühen sich um einen offenen Dialog mit den Lieferanten. Während eines Audit-Meetings kann es vorkommen, dass noch einige Details im Online-Dossier, das BioMar zum Lieferanten führt, weiter geklärt werden müssen.

 

Konstruktiver Dialog

– Die Audits werden durchgeführt, um einen konstruktiven Dialog zu etablieren, sagt Berthel Vestergaard. – Diese Meetings halte ich für sehr wichtig. Insbesondere wenn wir sehen, dass sich unsere Partner wirklich sehr darum bemühen, unsere Fragen zu beantworten und Maßnahmen zu ergreifen, um unsere Anforderungen zu erfüllen.

– Insgesamt können wir festhalten, dass wir alles dafür tun, um sicherzustellen, dass unsere Rohmaterialien nachhaltig beschafft und sicher sind. Audits sind ein Mittel dazu, um diese Ziel zu erreichen, und es ist immer wieder eine große Freude, mit unseren Lieferanten zusammenzuarbeiten, kommentiert Berthel Vestergaard abschließend.