BioMar tiene varias formas de asegurar la procedencia responsable de sus materias primas, así como su seguridad. Una de ellas es la realización periódica de auditorías a proveedores, basadas en una evaluación en profundidad de los requisitos y riesgos relacionados con cada una de las materias primas y sus proveedores.
El equipo de auditoría de BioMar obtiene impresiones de primera mano sobre cómo se ensacan las harinas de pescado recién procesadas.
Los piensos BioMar están elaborados con materias primas seguras y de origen responsable. BioMar las obtiene de proveedores designados, aprobados y auditados de acuerdo con los procedimientos propios de evaluación de riesgos, que incluyen: trazabilidad, sostenibilidad, seguridad alimentaria, sistemas de calidad y políticas éticas y ambientales.
El equipo SAAT
El equipo SAAT (de las siglas en inglés Supplier, Approval, Audit, Traceability, es decir, proveedor, aprobación, auditoría y trazabilidad), de BioMar está formado por gerentes y asistentes de compras, de calidad y de abastecimiento a nivel tanto global como local. El equipo basa sus actividades en el cumplimiento de las especificaciones de la Política de Abastecimiento de BioMar y el Código de Conducta.
“En BioMar trabajamos con tres grupos de materias primas, cada uno con su equipo de expertos asignados: materias primas marinas, materias primas no marinas y aditivos. Además, los proveedores se clasifican en función de su relevancia a nivel global o local. Como tenemos un compromiso cero con la calidad y la seguridad alimentaria, nuestros proveedores, así como cada una de las materias primas que se utilizan en los piensos BioMar, deben pasar por varios procesos”, explica Berthel Vestergaard, director de aprovisionamiento de la fábrica de BioMar en Dinamarca, sobre su puesta en marcha.
Especificaciones detalladas de producto
Para cada una de las materias primas que queremos utilizar en los piensos BioMar, los gerentes de categoría son responsables de crear todas las especificaciones de las mismas con el apoyo necesario de las funciones relevantes. Estas especificaciones se aplican a nivel global y también local. Los parámetros de estas especificaciones abarcan tanto aspectos económicos como de calidad y seguridad alimentaria. Actualizamos estas especificaciones siempre que es necesario para asegurarnos de que se cumple la nueva legislación o los nuevos conocimientos sobre peligros críticos, etc.
Código de conducta de BioMar
Para cualquier empresa que quiera suministrarnos materias primas, también establecemos altos estándares. Parte de nuestro papel como empresa multinacional de aprovisionamiento de materias primas en el mercado global es asegurarnos de que nuestros proveedores y nosotros mismos cumplimos con las normas establecidas en nuestro Código de Conducta. Todos los proveedores deben firmar y reconocer el Código de Conducta de BioMar.
Evaluaciones de riesgos
Además, BioMar aplica evaluaciones de riesgo en cada una de las fuentes de materia prima y en todos los proveedores. El procedimiento de evaluación de riesgos SAAT incluye preguntas y respuestas de opción múltiple sobre, por ejemplo, el país de origen, el grado de procesamiento, la evaluación de riesgos de seguridad alimentaria en una materia prima o experiencias previas con el proveedor. En conjunto, la evaluación dará una puntuación de evaluación sobre el riesgo que nos podríamos encontrar.
Una vez al año, BioMar envía un cuestionario de calificación de proveedores a todos sus proveedores. Este incluye un listado completo de preguntas. A través de sus respuestas obtenemos una actualización de su evolución en materia de certificaciones, cumplimiento de las leyes y reglamentos en vigor y otros puntos de interés. Las respuestas dan una puntuación que consideramos en nuestra evaluación de los proveedores.
“Por lo tanto, la evaluación de riesgos está bajo la responsabilidad de un director de compras global o local. En cooperación con el departamento de calidad, llevamos a cabo evaluaciones de riesgos y auditorías en varias materias primas y proveedores, en nombre del Grupo BioMar”, cuenta Berthel.
Auditorías realizadas en los proveedores
El cuerpo de auditores de proveedores de BioMar cuenta con aproximadamente 30 auditores principales y un número aún mayor de co-auditores. Berthel, que ha estado recientemente en Finlandia para realizar una auditoría a un proveedor de harina de pescado, nos explica que:
“Realizamos auditorías de cualquier nuevo proveedor de materias primas. Y una vez al año, evaluamos cuál de nuestros proveedores existentes debe volver a ser auditado. Anualmente, dirijo tres o cuatro auditorías.
Si la puntuación de riesgo de uno de los proveedores de mi cartera supera un determinado nivel, el equipo de auditoría evalúa si es necesario llevar a cabo una auditoría. Esta puede ayudar a dar una evaluación más precisa del riesgo que podemos encontrar al cooperar con un proveedor específico o al utilizar una materia prima determinada de un proveedor concreto.
Siempre que planificamos la auditoría de un proveedor, establecemos un plan específico. Los temas que se tocarán durante la auditoría suelen surgir del cuestionario anual. También recojo información de la organización SAAT de BioMar sobre los puntos de enfoque de la auditoría para asegurarme de que obtengo respuestas a cualquier inquietud que mis colegas puedan tener.
El proveedor recibe el plan de auditoría y su equipo puede prepararse para la auditoría programada”.
Berthel Vestergaard nos informa de que para la auditoría, él y su co-auditor se desplazan al lugar del proveedor -preferiblemente a la planta de producción. En la mayoría de los casos, una auditoría se programa con una duración de entre tres y seis horas para dar cabida a un diálogo constructivo y a una visita a la fábrica y/o al almacén.
Durante la reunión de auditoría puede ser necesario aclarar algunas respuestas al cuestionario anual, así como discutir sobre la revisión de las especificaciones de la materia prima de BioMar.
Enfoque en la seguridad alimentaria
El plan de auditoría puede centrarse en los procedimientos establecidos para asegurar que se cumplan los requisitos de seguridad alimentaria de BioMar. La realización de una auditoría sobre una materia prima procesada probablemente incluirá preguntas en profundidad sobre el flujo del proceso en la unidad de producción. Además, pondremos especial atención a las posibles debilidades, como el riesgo de contaminación cruzada, durante la conversación y la visita a la fábrica.
Alto nivel de sostenibilidad y trazabilidad
“BioMar presta una especial atención en asegurar un alto nivel de sostenibilidad y trazabilidad”, indica Berthel Vestergaard. “En este aspecto, el proveedor debe aportar pruebas convincentes de que el producto que ofrece a BioMar está en línea con nuestras expectativas”.
Una completa trazabilidad es fundamental para la seguridad alimentaria. Los procedimientos y registros de BioMar contribuyen a asegurar una trazabilidad completa en todas las fases de la cadena de producción de los alimentos.
Por ejemplo, en el caso de un proveedor de harina de pescado, esto significa que podemos probar la trazabilidad de la harina desde el punto de captura del pescado en el mar hasta la planta de elaboración de la harina o la entrega de un lote de harina en una planta de BioMar. Y rastrear hacia atrás significa hacerlo desde un lote específico de harina de pescado que BioMar ha recibido hasta la planta de fabricación o hasta la zona donde se capturó el pescado.
“Una auditoría también permite asegurar que un proveedor está bien preparado para actuar en línea, por ejemplo, con las modificaciones de las normas de seguridad alimentaria que pronto podrían entrar en vigor”, afirma Berthel Vestergaard.
Visita a la fábrica para obtener impresiones personales
Visitar la fábrica y los almacenes permite a los auditores obtener una impresión de primera mano del marco físico del lugar, incluyendo el flujo del proceso y las condiciones de trabajo. “En comparación con el papeleo y las discusiones en una sala de reuniones, la visita a la fábrica es más práctica y, por lo tanto, puede revelar debilidades y fortalezas imprevistas”, asegura Berthel Vestergaard.
Informe de auditoría y acciones
Una vez terminada la auditoría, el equipo implicado elabora un informe en el que se resumen los hechos y las impresiones: puntos fuertes, observaciones y recomendaciones sobre las medidas correctivas que deben tomarse. El informe también indica las no conformidades con los estándares relevantes, la legislación, los requisitos del Grupo BioMar, etc., que deben ser atendidas.
Este informe de auditoría se envía al proveedor. En caso de no conformidad, el proveedor deberá responder al informe de auditoría en el plazo de dos semanas para confirmar que se implementarán las medidas correctivas.
Los auditores de BioMar se esfuerzan por mantener un diálogo abierto con los proveedores. Durante una reunión de la auditoría podría ser necesario aclarar algunos detalles del expediente en línea que BioMar tiene sobre el proveedor.
Un diálogo constructivo
“Las auditorías se realizan con el espíritu de establecer un diálogo constructivo”, dice Berthel Vestergaard. “Realmente aprecio y disfruto en este tipo de reuniones. Especialmente cuando vemos que nuestros socios colaboradores hacen todo lo posible para responder a nuestras preguntas y para explicar y mostrar lo que hacen para cumplir con nuestros requisitos”.
“En general, no dejamos piedra sin remover para asegurarnos de que las materias primas son seguras y de origen responsable. Las auditorías son una de nuestras herramientas para conseguirlo y siempre es emocionante conocer a nuestros proveedores”, resume Berthel Vestergaard.