BioMarilla on useita tapoja varmistua vastuullisesti tuotettujen ja turvallisten raaka-aineiden hankinta. Yksi tavoista on pitää säännöllisiä toimittaja-auditointeja, joissa analysoidaan perusteellisesti jokaiseen raaka-aineeseen ja tuottajaan liittyvät vaatimukset ja riskit.
BioMarin auditointitiimi havainnoimassa, miten vastaprosessoitu kalajauho säkitetään.
BioMarin rehut valmistetaan vastuullisesti tuotetuista ja turvallisista raaka-aineista. Hankimme kaikki raaka-aineet BioMarin riskianalysointijärjestelmällä hyväksytyiltä ja auditoiduilta toimittajilta. Riskianalysointijärjestelmän käyttäminen takaa raaka-aineen jäljitettävyyden, kestävyyden, elintarviketurvallisuuden, laatujärjestelmät sekä yhteiskunta- ja ympäristövastuun.
SAAT-työryhmä
BioMarin SAAT-työryhmä (SAAT: Supplier= toimittaja, Approval= hyväksyntä, Audit= auditointi, Traceability= jäljitettävyys) on muodostettu sekä globaaleista että paikallisista hankinta-, osto-, laatupäälliköistä. Ryhmän toiminta perustuu BioMarin hankintakäytäntöjen ja toimintasääntöjen määräyksiin.
- Me BioMarilla toimimme kolmen raaka-aineryhmän kanssa, ja näistä jokaisella on oma asiantuntijaryhmänsä: ensimmäinen on merestä peräisin olevat raaka-aineet, toinen; muualta kuin merestä tulevat raaka-aineet ja lisäaineet. Raaka-aine toimittajat luokitellaan joko globaaleiksi tai paikallisiksi. BioMarin toimittajien ja jokaisen raaka-aineen täytyy käydä läpi useita hyväksyntäprosesseja, kertoo BioMarin hankintapäällikkö Berthel Vestergaard: Olemme tarkkoja elintarviketurvallisuuden ja laadun suhteen.
Yksityiskohtaiset tuotemääräykset
- Tuotepäälliköt ovat vastuussa kaikkien raaka-ainemääräysten laatimisesta jokaiselle yksittäiselle BioMarin rehussa käytettävälle raaka-aineelle. Nämä määräykset ovat voimassa sekä globaalilla että paikallisella tasolla ja ne kattavat sekä taloudelliset että laatu- ja elintarviketurvallisuusnäkökohdat. Päivitämme näitä määräyksiä aina tarvittaessa taataksemme, että noudatamme uusia lakeja ja uusia riskejä koskevaa tutkimustietoa.
BioMarin toimintasäännöt
- Asetamme korkeat vaatimukset kaikille toimijoille/tuottajille, jotka haluavat toimittaa meille raaka-aineita. Osa rooliamme monikansallisena raaka-aineiden hankkijana globaaleilla markkinoilla on taata, että kuten me itsekin, myös toimittajamme noudattavat BioMarin toimintasäännöissä annettuja standardeja. Jokaisen toimittajan täytyy hyväksyä ja tuntea BioMarin toimintasäännöt.
Riskianalyysit
Kaikki BioMarin tuotannossamme käytettävät raaka-aineet ja tavaran toimittajat hyväksytään SAAT-riskianalysointijärjestelmällä. SAAT-riskianalyysijärjestelmä sisältää monivalintakysymyksiä muun muassa raaka-aineen alkuperämaasta, ja elintarviketurvallisuudesta sekä tuotantoprosessista. Myös aiemmat kokemukset kyseisestä toimittajasta ja toimittajan yleinen imago vaikuttavat hyväksyntään. Analyysi antaa arvosanan toimittajan ja raaka-aineen riskitasosta.
BioMar lähettää vuosittain laajan toimittajahyväksyntäkyselyn kaikille toimittajille. Vastausten perusteella saamme ajantasaista tietoa sertifioinneista, lakien ja asetusten noudattamisesta sekä muista huomioitavista seikoista. Vastaukset antavat arvosanan, jonka otamme huomioon arvioidessamme toimittajia.
Riskianalyysista vastaa joko globaali tai paikallinen BioMarin hankintapäällikkö. Organisoimme yhdessä laatuosaston kanssa raaka-aineiden ja toimittajien riskianalyysejä ja auditointeja, kertoo Berthel Vestergaard BioMar Tanskan tehtaan hankintapäällikkö.
Toimittajan tiloissa järjestettävät auditoinnit
BioMarin toimittaja-auditoijakunta sisältää noin 30 johtavaa auditoijaa ja vielä kattavamman määrän kumppaniauditoijia. Berthel, joka on ollut Suomessa tekemässä kalajauhotoimittajan auditointia, kertoo:
Järjestämme auditoinnin kaikille uusille raaka-ainetoimittajille. Lisäksi arvioimme vuosittain, ketkä olemassa olevista toimittajista tulee uudelleenauditoida. Itse johdan vuositasolla kolmesta neljään auditointia.
- Jos jonkun toimittajan riskiarvosana ylittää tietyn tason, auditointityöryhmä arivioi, onko tarvetta järjestää auditointi. Auditointi antaa tarkemman arvion riskistä tietyn toimittajan kanssa.
-Jokaisesta auditoinnista laaditaan tarkka suunnitelma, jonka mukaan auditointi etenee. Vuosittaisesta kyselylomakkeesta saamme tietoja mahdollisista auditoinnin erityistarpeista. Kerään myös BioMarin SAAT-työryhmän esille nostamia aiheita. Näin varmistamme huolellisen ja luotettavan lopputuloksen.
Otamme yhteyttä toimittajaan, ja toimitamme hänelle auditointisuunnitelman hyvissä ajoin ennen auditoinnin ajankohtaa. Näin toimittaja pystyy valmistautumaan tulevaan auditointiin.
Auditointi tapahtuu toimittajan luona, mieluiten tuotantolaitoksella. Auditointiin varataan useimmiten kolmesta kuuteen tuntia, jotta aikaa jää myös rakentavaan keskusteluun sekä tehdas- tai varastovierailuun, Bethel Vestergaard kertoo
Auditointitapaamisen aikana voi olla tarpeen selventää joitakin vuosikyselyssä saatuja vastauksia. Selkiytämme myös BioMarin raaka-ainemääräyksiä tapaamisen aikana. Auditointi tapahtuu avoimessa vuoropuhelussa kaikkien kumppaneiden kanssa.
Huomio elintarviketurvallisuuteen
- Auditointisuunnitelma keskittyy toimenpiteisiin, jotka takaavat BioMarin elintarviketurvallisuusvaatimukset. Auditoinnissa tarkastellaan tuotantoyksikön prosessivirtaa. Kiinnitämme keskusteluissa sekä tehdaskierroksella myös erityistä huomiota mahdollisiin tuotannon riskeihin, kuten kontaminaatioriskiin.
Korkea kestävyys- ja jäljitettävyystaso
- BioMarin erityisen huomion kohteena on varmistaa korkea kestävyys- ja jäljitettävyystaso, Berthel Vestergaard sanoo. - Toimittajien täytyy kyetä osoittamaan, että he tarjoavat BioMarin vaatimusten mukaisia tuotteita.
Täysi jäljitettävyys on olennainen osa elintarviketurvallisuutta. BioMarin menettelytavat ja auditoinnit ovat osaltaan luomassa täyttä jäljitettävyyttä elintarviketuotantoketjussa.
- Esimerkiksi kalajauhotoimittajan tapauksessa tämä tarkoittaa, että voimme testata kalajauhon jäljitettävyyden alkaen siitä miltä merialueelta kala on pyydetty, aina kalajauhotehtaaseen ja kalajauhoerän jakeluun BioMarin laitokselle.
- Auditointi varmistaa toimittajan pystyvän mukautumaan jatkuvasti päivittyviin elintarviketurvallisuussäännösten muutoksiin, sanoo Berthel Vestergaard.
Tehdaskierrokselta ensikäden vaikutelmia
Vierailu tehtaissa tai varastoissa antaa auditoijille mahdollisuuden saada ensikäden vaikutelmia laitoksen fyysisestä toimintaympäristöstä, prosessivirrasta ja työoloista. Paperityöhön ja keskusteluihin verrattuna tehdaskierroksella saamme enemmän konkreettista tietoa, mahdollisia tuotannon heikkouksia ja vahvuuksia, sanoo Berthel Vestergaard.
Auditintiraportti ja toimenpiteet
Auditointityöryhmä laatii havaintojensa ja tutkimustensa perusteella auditointiraportin. Raportti antaa yhteenvedon faktoista ja vaikutelmista: vahvuudet, havainnot ja suositukset korjaavia toimenpiteitä varten. Raportissa mainitaan myös toimenpiteitä vaativat poikkeamat soveltuvista standardeista, lainsäädännöstä tai BioMar-konsernin vaatimuksista.
Auditointiraportti lähetetään toimittajalle. Mahdollisten poikkeamien kohdalla toimittajan täytyy vastata auditointiraporttiin kahden viikon kuluessa ja vahvistaa, että korjaavat toimenpiteet toteutetaan.
Rakentava vuoropuhelu
- Auditoinnit pidetään rakentavan vuoropuhelun hengessä, sanoo Berthel Vestergaard. - Arvostan ja nautin todella tämänkaltaisista tapaamisista, erityisesti kun näemme, että yhteistyökumppanimme tekevät parhaansa vastatakseen kysymyksiimme ja selventääkseen asioita. Samalla toimija osoittaa mitä he ovat tehneet noudattaakseen vaatimuksiamme.
- Kaiken kaikkiaan teemme kaikkemme taataksemme vastuullisesti hankitut ja turvalliset raaka-aineet. Auditointi on yksi tähän sopivista työkaluista, ja on aina hyvä tavata toimittajiamme, Berthel Vestergaard summaa.