BioMar dysponuje wieloma metodami, które gwarantują, że surowce są bezpieczne i pozyskiwane w odpowiedzialny sposób. Jedną z nich są przeprowadzane regularnie audyty dostawców, oparte na szczegółowej ocenie wymogów i ryzyka związanych z każdym dostawcą surowców.
Audytorzy BioMaru mogą osobiście obserwować jak pakowana jest świeżo przetworzona mączka rybna.
Pasze BioMaru produkowane są z bezpiecznych i odpowiedzialnie pozyskiwanych surowców. Każdy z nich pochodzi od sprawdzonych dostawców, poddanych procesowi autoryzacji i audytu zgodnymi z naszymi procedurami oceny ryzyka. Obejmują one identyfikowalność, zrównoważony rozwój, bezpieczeństwo żywności, kontrolę jakości, a także politykę w zakresie etyki i ochrony środowiska.
Zespół saat
Zespół SAAT BioMaru (Autoryzacja, Audyt i Identyfikowalność Dostawców - Supplier Approval, Audit and Traceability) to silna grupa globalnych i lokalnych managerów i asystentów specjalizujących się w zaopatrzeniu i kontroli jakości. Wszystkie działania SAAT oparte są na Kodeksie Postępowania oraz Polityce Zaopatrzenia Grupy BioMar.
- BioMar dzieli stosowane surowce na trzy grupy: morskie, inne niż morskie oraz dodatki. Oprócz tego, dostawcy klasyfikowani są jako lokalni lub globalni. Ponieważ w zakresie jakości i bezpieczeństwa żywności nie zgadzamy się na żadne kompromisy, zarówno nasi dostawcy jak i każdy z surowców muszą przejść kilka różnych procesów, tłumaczy Berthel Vestergaard, manager ds. zaopatrzenia w duńskiej fabryce BioMaru.
Szczegółowa specyfikacja produktów
- Dla każdego z surowców, który planujemy zastosować w naszych paszach, managerowaie odpowiedzialni za kategoryzację przygotowują pełną specyfikację, we współpracy z odpowiednimi działami. Specyfikacje te przygotowywane są na poziomie zarówno globalnym jak i lokalnym. Zastosowane parametry obejmują aspekty ekonomiczne, a także te dotyczące jakości i bezpieczeństwa żywności. Aktualizujemy tę dokumentację na bieżąco, aby miec pewność, że jest zgodna z najnowszymi regulacjami i aktualnym stanem wiedzy.
Kodeks postępowania biomaru
- Każdy dostawca, który chce dostarczać nam surowców, musi spełnić wysokie wymagania. Jako międzynarodowa firma, pozyskująca surowce z różnorodnych źródeł, musimy mieć pewność, że zarówno nasi dostawcy, jak i my sami, działają zgodnie z wymogami Kodeksu Postępowania BioMaru. Wszyscy nasi dostawcy zobowiązani są do podpisania i przestrzegania tego Kodeksu.
Ocena ryzyka
- BioMar przeprowadza także ocenę ryzyka każdego surowca i dostawcy. Ocena ryzyka SAAT obejmuje pytania, dotyczące między innymi kraju pochodzenia surowca, stopnia przetworzenia, bezpieczeństwa żywności, czy poprzednich doświadczeń z dostawcą. Wszystko to prowadzi do uzyskania konkretnej oceny ryzyka, z którym możemy się w przyszłości spotkać.
- Raz w roku, BioMar wysyła kwestionariusz wszystkim naszym dostawcom. Jest to lista szczegółowych pytań, dzięki którym możemy uzyskać aktualne informacje na temat certyfikatów, zgodności z regulacjami i przepisami oraz innych ważnych zagadnień. Na podstawie odpowiedzi wystawiona zostaje ocena, brana pod uwagę w procesie ewaluacji naszych dostawców.
- Oznacza to, że ocena ryzyka należy do obowiązków globalnego lub lokalnego manager ds. zaopatrzenia. We współpracy z działem kontroli jakości przeprowadzamy ocenę ryzyka i audyty różnorodnych surowców i dostawców na potrzeby Grupy BioMar, mówi Berthel.
Audyty przeprowadzane u dostawców
Zespół BioMaru przeprowadzający audyty liczy około 30 audytorów wiodących i jeszcze więcej audytorów towarzyszących. Berthel, który niedawno uczestniczył w audycie fińskiego dostawcy mączki rybnej, wyjaśnia:
- Przeprowadzamy audyt każdego nowego dostawcy surowców. Raz w roku decydujemy też, którzy z istniejących dostawców powinni być audytowani ponownie. W ciągu roku jestem audytorem wiodącym w trzech lub czterech audytach.
- Jeśli wynik oceny ryzyka istniejącego dostawcy przekracza określony poziom, zespół audytorów podejmuje decyzję czy audyt jest konieczny. Audyt pozwala uzyskać bardziej szczegółowy obraz ryzyka, jakie możemy napotkać współpracując z konkretnym dostawcą lub stosując określony surowiec od tego dostawcy.
- Każdy audyt poprzedzony jest sporządzeniem szczegółowego planu. Tematy poruszane podczas audytu mogą wynikać z corocznego kwestionariusza. Korzystam też z pomocy zespołu SAAT, który pomaga wskazać szczególnie ważne zagadnienia, dzięki czemu możemy uzyskać odpowiedzi na wszelkie pytania naszych kolegów.
Dostawca otrzymuje plan audytu, dzięki czemu może się do niego przygotować.
Jako audytor wiodący, Berthel Vestergaard udaje się następnie z audytorem towarzyszącym do dostawcy – zwykle do zakładu produkcyjnego. Audyt trwa z reguły od trzech do sześciu godzin, co daje czas na konstruktywny dialog oraz wizytę w fabryce i/lub magazynie.
W trakcie audytu niektóre z odpowiedzi w corocznym kwestionariuszy mogą wymagać dodatkowych wyjaśnień. Jest to także okazja do przedyskutowania specyfikacji surowców obowiązujących w BioMarze.
Bezpieczeństwo żywności w centrum uwagi
- Plan audytu koncentruje się na procedurach, które dadzą BioMarowi pewność, że spełniane są wymogi dotyczące bezpieczeństwa żywności. Audyt przetworzonych surowców obejmuje najczęściej szczegółowe pytania dotyczące procesów w zakładzie produkcyjnym. Podczas wizyty w fabryce zwracamy także uwagę na potencjalne słabe punkty, na przykład ryzyko zanieczyszczenia krzyżowego.
Zrónoważony rozwój i identyfikowalność na wysokim poziomie
- BioMar przywiązuje szczególną wagę do zrównoważonego rozwoju i identyfikowalności, mówi Berthel Vestergaard. – Dostawca musi przedstawić przekonujące dowody, że jego produkty spełniają nasze wymagania w tym zakresie
Pełna identyfikowalność jest podstawą bezpieczeństwa żywności. Procedury i ewidencja BioMaru pomagają zapewnić całkowitą identyfikowalność na całym łańcuchu produkcji.
- W przypadku dostawcy mączki rybnej, na przykład, oznacza to, że możemy prześledzić cały proces od miejsca, gdzie ryby zostały odłowione, poprzez procesy w zakładzie produkującym mączkę, aż po jej dostawę do BioMaru. Śledzenie w przeciwnym kierunku pozwala sprawdzić drogę od konkretnej partii mączki rybnej, którą otrzymał BioMar, przez fabrykę, aż do miejsca odłowu.
- Audyt daje też pewność, że dostawca jest dobrze przygotowany do, przykładowo, dostosowania się do zmian w regulacjach dotyczących bezpieczeństwa żywności, które wkrótce mogą wejść w życie, dodaje Berthel Vestergaard.
Wizyta w fabryce i praktyczne doświadczenie
Wizyty w fabrykach i magazynach pozwalają audytorom bezpośrednio obserwować pracę w tych obiektach, w tym procesy i warunki pracy. – W porównaniu z kompletowaniem dokumentacji i spotkaniami w pokojach konferencyjnych, wizyty w fabrykach są o wiele bardziej praktycznym doświadczeniem, dzięki któremu można odkryć niespodziewane mocne i słabe strony, wyjaśnia Berthel.
Raport z audytu i kolejne kroki
Po powrocie, zespół audytorów przygotowuje raport, w którym znajdzie się podsumowanie ich obserwacji i zgromadzonych faktów, dotyczących mocnych stron, ale też zalecanych działań naprawczych. Raport zawiera także informacje na temat wszelkich niezgodności z przepisami i regulacjami, wymogami Grupy BioMar i innymi, które powinny być zaadresowane.
Gotowy raport z audytu wysyłany jest do dostawcy. W przypadku jakichkolwiek niezgodności, dostawca musi odpowiedzieć w ciągu dwóch tygodni, informując jakie działania naprawcze zostaną podjęte.
Audytorzy BioMaru dążą do otwartego dialogu z dostawcami. Spotkania dają możliwość sprecyzowania informacji, jakie BioMar posiada na temat dowstawców.
Konstruktywny dialog
- Audyty przeprowadzane są w duchu konstruktywnego dialogu, mówi Berthel Vestergaard. – Naprawdę to doceniam i cieszę się tymi spotkaniami. Zwłaszcza, kiedy widzimy, że nasi partnerzy robią wszystko aby odpowiedzieć na nasze pytania i pokazać, w jaki sposób spełniają nasze wymogi.
- Ogólnie rzecz biorąc, dokładamy wszelkich starań, aby mieć pewność, że stosowane przez nas surowce są bezpieczne. Audyt to jedno z narzędzi, które nam to umożliwia, a spotkania z naszymi dostawcami zawsze są ekscytujące, podsumowuje Berthel.