Supplier audits 

Η Ομάδα Ελέγχου και Έγκρισης Προμηθευτών (ΟΕΕΠ) της BioMar είναι μια δυναμική ομάδα διευθυντών και υπευθύνων που εξειδικεύονται στους τομείς των παγκόσμιων και τοπικών προμηθειών, των αγορών και της ποιότητας

Πρώτες ύλες από υπεύθυνους προμηθευτές

12 Απριλίου 2019

Η BioMar διασφαλίζει με διάφορους τρόπους ότι οι πρώτες ύλες της προέρχονται από υπεύθυνους προμηθευτές και είναι ασφαλείς. Ένας από αυτούς τους τρόπους είναι ο έλεγχος των προμηθευτών σε τακτική βάση, που διενεργείται βάσει διεξοδικής αξιολόγησης των απαιτήσεων και των κινδύνων που συνδέονται με κάθε πρώτη ύλη και κάθε προμηθευτή ξεχωριστά.

Οι τροφές της BioMar παράγονται από ασφαλείς πρώτες ύλες υπεύθυνων προμηθευτών. Η BioMar προμηθεύεται όλες τις πρώτες ύλες της από εγκεκριμένους και ελεγχόμενους προμηθευτές, σύμφωνα με τις διαδικασίες αξιολόγησης κινδύνου της BioMar, στις οποίες περιλαμβάνονται η ιχνηλασιμότητα, η  αειφορία, η ασφάλεια τροφίμων, τα συστήματα ποιότητας και οι πολιτικές δεοντολογίας και περιβάλλοντος.

 

Ομάδα ΟΕΕΠ

Η Ομάδα Ελέγχου και Έγκρισης Προμηθευτών (ΟΕΕΠ) της BioMar είναι μια δυναμική ομάδα διευθυντών και υπευθύνων που εξειδικεύονται στους τομείς των παγκόσμιων και τοπικών προμηθειών, των αγορών και της ποιότητας. Οι δράσεις της ομάδας βασίζονται στις προδιαγραφές που καθορίζονται στην Πολιτική Προμηθειών και τον κώδικα δεοντολογίας της BioMar.

- Στην BioMar λειτουργούν τρεις ομάδες πρώτων υλών, για κάθε μία εκ των οποίων έχουμε ορίσει την αντίστοιχη ομάδα εμπειρογνωμόνων: θαλάσσιες πρώτες ύλες, μη θαλάσσιες πρώτες ύλες και πρόσθετες ύλες. Επιπλέον, οι προμηθευτές ταξινομούνται ανάλογα με την τοπική ή παγκόσμια εμβέλεια των δραστηριοτήτων τους. Δεδομένου ότι δεν κάνουμε κανένα συμβιβασμό όσον αφορά την ποιότητα και την ασφάλεια των τροφών, οι προμηθευτές μας καθώς και όλες οι πρώτες ύλες που θα χρησιμοποιηθούν στις τροφές της BioMar πρέπει να υποβληθούν σε διάφορες διαδικασίες. Ο Berthel Vestergaard, διευθυντής προμηθειών στο εργοστάσιο της BioMar στη Δανία, μας εξηγεί την οργάνωση.

 

Η ελεγκτική ομάδα της BioMar παρατηρεί από πρώτο χέρι τον τρόπο με τον οποίο συσκευάζονται τα ιχθυάλευρα που έχουν μόλις παραχθεί.

 

Λεπτομερείς προδιαγραφές προϊόντων

- Για κάθε μία από τις πρώτες ύλες που προορίζονται προς χρήση στις τροφές της BioMar, οι διευθυντές κατηγοριοποίησης είναι υπεύθυνοι για τον καθορισμό όλων των προδιαγραφών της κάθε πρώτης ύλης, με την απαραίτητη υποστήριξη από τα σχετικά τμήματα της εταιρείας. Οι εν λόγω προδιαγραφές ισχύουν τόσο σε παγκόσμιο όσο και σε τοπικό επίπεδο. Οι προδιαγραφές περιλαμβάνουν τις οικονομικές παραμέτρους αλλά και θέματα που αφορούν την ποιότητα και την ασφάλεια των τροφών. Επικαιροποιούμε τις εν λόγω προδιαγραφές όποτε απαιτείται, προκειμένου να διασφαλίσουμε τη συμμόρφωση με νέους νόμους ή νέες πληροφορίες σχετικά με σημαντικούς κινδύνους κ.ά.

 

Φρέσκα ψάρια προϊόν υπεύθυνης αλιείας για παραγωγή ιχθυάλευρου και ιχθυελαίου.

 

Κώδικας Δεοντολογίας της BioMar

- Θέτουμε υψηλά πρότυπα σε κάθε εταιρεία με την οποία υπάρχει πιθανότητα συνεργασίας για την προμήθεια πρώτων υλών. Στα πλαίσια της δραστηριότητάς μας ως πολυεθνική εταιρεία που προμηθεύει πρώτες ύλες στην παγκόσμια αγορά, οφείλουμε να διασφαλίζουμε ότι τόσο οι προμηθευτές μας όσο και η ίδια η εταιρεία μας πληρούν τα πρότυπα που ορίζονται στον Κώδικα Δεοντολογίας της BioMar. Όλοι οι προμηθευτές πρέπει να υπογράφουν και να τηρούν τον Κώδικα Δεοντολογίας της BioMar.

 

Αξιολογήσεις κινδύνων

- Η BioMar διενεργεί αξιολογήσεις κινδύνων σε όλες ξεχωριστά τις πηγές πρώτων υλών και σε όλους τους προμηθευτές. Η διαδικασία αξιολόγησης κινδύνων ΟΕΕΠ περιλαμβάνει ερωτήσεις/απαντήσεις πολλαπλής επιλογής που αφορούν, ενδεικτικά, τη χώρα προέλευσης, το βαθμό επεξεργασίας, την αξιολόγηση κινδύνων ασφάλειας τροφών σε σχέση με μια πρώτη ύλη ή παλαιότερες εμπειρίες με τον προμηθευτή. Με το πέρας της αξιολόγησης θα καθοριστεί ο σχετικός βαθμός κινδύνου που μπορεί να εμφανίζει η πρώτη ύλη ή ο προμηθευτής.

- Μία φορά το χρόνο, η BioMar αποστέλλει σε όλους τους προμηθευτές μας ένα λεπτομερές ερωτηματολόγιο προκειμένου να εκτιμήσει κατά πόσον πληρούνται τα καθορισμένα πρότυπα. Οι απαντήσεις που παρέχονται μας δίνουν τη δυνατότητα να ενημερωνόμαστε σχετικά με εξελίξεις στις πιστοποιήσεις, τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία και τους ισχύοντες κανονισμούς και άλλα ζητήματα ενδιαφέροντος. Κάθε ερωτηματολόγιο συγκεντρώνει συγκεκριμένη βαθμολογία, που λαμβάνεται υπόψη κατά τη διαδικασία αξιολόγησης των προμηθευτών μας.

- Η αξιολόγηση κινδύνων υπάγεται λοιπόν στις αρμοδιότητες του παγκόσμιου διευθυντή προμηθειών ή του τοπικού διευθυντή προμηθειών. Σε συνεργασία με το Τμήμα Ποιότητας, πραγματοποιούμε αξιολογήσεις κινδύνων,  ελέγχους και μετρήσεις σε διάφορες πρώτες ύλες και προμηθευτές για λογαριασμό του Ομίλου BioMar, εξηγεί ο Berthel.

 

Έλεγχοι που διενεργούνται στις εγκαταστάσεις του προμηθευτή

Η ομάδα της BioMar για τον έλεγχο των προμηθευτών περιλαμβάνει περίπου 30 επικεφαλής ελεγκτές και ακόμη περισσότερους βοηθούς ελεγκτές. Ο Berthel, που ταξίδεψε πρόσφατα στη Φινλανδία για τη διενέργεια ελέγχου σε έναν προμηθευτή ιχθυάλευρου, αναφέρει τα εξής:

- Πραγματοποιούμε ελέγχους για κάθε νέο προμηθευτή πρώτων υλών. Μία φορά το χρόνο, εκτιμούμε ποιους από τους υφιστάμενους προμηθευτές μας θα ελέγξουμε εκ νέου. Υπό την εποπτεία μου, πραγματοποιούμε τρεις ή τέσσερις ελέγχους το χρόνο.

- Αν η βαθμολογία που λάβει στην αξιολόγηση κινδύνου κάποιος από τους προμηθευτές του τομέα μου είναι κάτω από ένα συγκεκριμένο όριο, η ελεγκτική ομάδα εκτιμά αν υπάρχει ανάγκη διεξαγωγής ελέγχου. Ο έλεγχος μπορεί να μας βοηθήσει να σχηματίσουμε μια πιο σαφή εικόνα του κινδύνου που μπορεί να εγκυμονεί η συνεργασία με ένα συγκεκριμένο προμηθευτή ή η χρήση μιας συγκεκριμένης πρώτης ύλης από έναν προμηθευτή.

- Όταν αποφασιστεί ότι θα διενεργηθεί έλεγχος κάποιου προμηθευτή, οργανώνουμε ένα συγκεκριμένο σχέδιο ελέγχου. Τα ζητήματα τα οποία θα αποτελέσουν αντικείμενο ελέγχου μπορεί να βασίζονται στις απαντήσεις που δίνονται στο ετήσιο ερωτηματολόγιο. Συγκεντρώνω επίσης πληροφορίες από την ομάδα ΟΕΕΠ της BioMar σχετικά με ζητήματα ενδιαφέροντος για τον έλεγχο ώστε να διασφαλίσω ότι θα δοθούν απαντήσεις σε τυχόν προβληματισμούς που μου έχουν μεταφέρει οι συνάδελφοί μου.

Ο προμηθευτής λαμβάνει το σχέδιο ελέγχου και η ομάδα του μπορεί πλέον να ξεκινήσει να προετοιμάζεται για τον προγραμματισμένο έλεγχο.

Ο Berthel Vestergaard εξηγεί ότι ο ίδιος και ο βοηθός του μεταβαίνουν στις εγκαταστάσεις του προμηθευτή για τον έλεγχο και κατά προτίμηση στη μονάδα παραγωγής. Τις περισσότερες φορές, η διάρκεια του ελέγχου προγραμματίζεται στις τρεις με έξι ώρες, ούτως ώστε να υπάρχει επαρκής χρόνος για έναν εποικοδομητικό διάλογο και για μια επίσκεψη στο εργοστάσιο και/ή την αποθήκη.

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, μπορεί να χρειαστεί να δοθούν περαιτέρω διευκρινίσεις σε ορισμένες από τις απαντήσεις του ετήσιου ερωτηματολογίου. Οι προδιαγραφές πρώτων υλών της BioMar μπορεί επίσης να αποτελέσουν θέμα συζήτησης και ανάλυσης κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

 

Έμφαση στην ασφάλεια των τροφών

- Το σχέδιο ελέγχου μπορεί να εστιάσει στις διαδικασίες που έχουν θεσπιστεί για να διασφαλίσουν ότι πληρούνται τα πρότυπα της BioMar για την ασφάλεια των τροφών. Η διενέργεια ελέγχου σε επεξεργασμένες πρώτες ύλες θα περιλαμβάνει πιθανότατα λεπτομερείς ερωτήσεις σε σχέση με τη ροή επεξεργασίας στη μονάδα παραγωγής. Ακόμη, κατά τη διάρκεια της συζήτησης αλλά και της επίσκεψης στο εργοστάσιο, δίνουμε ιδιαίτερη προσοχή σε πιθανές αδυναμίες, όπως στον κίνδυνο επιμόλυνσης.

 

Φρέσκια παπαλίνα (αριστερά) και φρέσκια ρέγγα (δεξιά).

 

Υψηλός βαθμός βιωσιμότητας και ιχνηλασιμότητας

- Η BioMar δίνει ιδιαίτερη έμφαση στη διασφάλιση υψηλού βαθμού αειφορικότητας και ιχνηλασιμότητας, μας ενημερώνει ο Berthel Vestergaard. Σε αυτό το πλαίσιο, ο προμηθευτής πρέπει να αποδείξει με αξιόπιστο τρόπο ότι το προϊόν που παρέχει στη BioMar είναι σύμφωνο με τις προσδοκίες μας. 

Η πλήρης ιχνηλασιμότητα είναι θεμελιώδους σημασίας για την ασφάλεια των τροφών. Οι διαδικασίες και καταγραφές προέλευσης της BioMar συμβάλλουν στην επίτευξη πλήρους ιχνηλασιμότητας σε όλο το φάσμα δραστηριοτήτων της αλυσίδας παραγωγής τροφών, από την παραγωγή έως την πώληση.

- Για παράδειγμα, στην περίπτωση ενός προμηθευτή ιχθυάλευρου, μπορούμε να ανιχνεύσουμε την προέλευση του ιχθυάλευρου από το σημείο που το ψάρι αλιεύτηκε στη θάλασσα, στη συνέχεια τη διακίνησή του στο εργοστάσιο παραγωγής ιχθυάλευρου και τη διανομή μιας παρτίδας ιχθυάλευρου σε μια μονάδα της BioMar. Η δυνατότητα ιχνηλασιμότητας «προς τα πίσω» σημαίνει ότι μπορούμε να παρακολουθήσουμε τα προηγούμενα στάδια από τα οποία πέρασε μια συγκεκριμένη παρτίδα ιχθυάλευρου πριν φτάσει στην BioMar, πηγαίνοντας ένα βήμα πίσω, στο εργοστάσιο παραγωγής ιχθυάλευρου, και από εκεί στο σημείο που αλιεύτηκε το ψάρι.

- Ο έλεγχος δίνει επίσης τη δυνατότητα να εξακριβώσουμε ότι ένας προμηθευτής είναι καλά προετοιμασμένος προκειμένου να προσαρμοστεί και να συμμορφωθεί με τυχόν αλλαγές στους κανονισμούς ασφάλειας τροφίμων που ενδέχεται να τεθούν σε ισχύ στο προσεχές μέλλον, αναφέρει ο Berthel Vestergaard.

 

Επίσκεψη στο εργοστάσιο για εικόνα από πρώτο χέρι

Η επίσκεψη στο εργοστάσιο και τις αποθήκες δίνει στους ελεγκτές την ευκαιρία να δουν από πρώτο χέρι τις δομές και την οργάνωση της μονάδας, όπως τη ροή επεξεργασίας και τις συνθήκες εργασίας. - Σε σύγκριση με τις κλασικές συναντήσεις εργασίας όπου συζητούμε και εξετάζουμε έγγραφα, η περιήγηση στο εργοστάσιο παρέχει μια πιο άμεση και πρακτική εμπειρία και με τον τρόπο αυτό μπορεί να μας βοηθήσει να αντιληφθούμε αδυναμίες ή και δυνατά σημεία που δεν περιμέναμε, σχολιάζει ο Berthel Vestergaard.

 

Ο έλεγχος της αποθήκης στις εγκαταστάσεις του προμηθευτή παρέχει σημαντικές πληροφορίες για πτυχές όπως οι συνθήκες αποθήκευσης και τα μέτρα ιχνηλασιμότητας.

 

Έκθεση ελέγχου και διορθωτικές ενέργειες

Μετά την ολοκλήρωση του ελέγχου, η ελεγκτική ομάδα συντάσσει μια έκθεση ελέγχου στην οποία συνοψίζει την επίσκεψη και τις εντυπώσεις που αποκόμισε: δυνατά σημεία, παρατηρήσεις και συστάσεις σχετικά με διορθωτικές ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν. Η έκθεση αναφέρει επίσης τυχόν παρατυπίες και περιπτώσεις μη συμμόρφωσης με τα σχετικά πρότυπα, τη νομοθεσία, τις απαιτήσεις του Ομίλου BioMar κ.λπ., για τις οποίες πρέπει να ληφθούν μέτρα αντιμετώπισης.

Η εν λόγω έκθεση ελέγχου αποστέλλεται στον προμηθευτή. Στην περίπτωση που διαπιστώθηκαν παρατυπίες, ο προμηθευτής θα πρέπει να απαντήσει στην έκθεση ελέγχου εντός προθεσμίας δύο εβδομάδων και να βεβαιώσει ότι θα προβεί στις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες.

 

 

Οι ελεγκτές της BioMar προσπαθούν πάντα να κάνουν έναν ανοικτό διάλογο με τους προμηθευτές. Κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης ελέγχου, μπορεί να χρειαστεί να δοθούν περαιτέρω διευκρινίσεις σχετικά με ορισμένα σημεία του online φακέλου που τηρεί η BioMar για τον προμηθευτή.

 

Εποικοδομητικός διάλογος

- Οι έλεγχοι πραγματοποιούνται με διάθεση διεξαγωγής ενός εποικοδομητικού διαλόγου, εξηγεί ο Berthel Vestergaard. - Μου αρέσουν οι συναντήσεις αυτού του είδους και τις εκτιμώ πραγματικά. Ειδικά όταν βλέπουμε ότι οι εταιρείες με τις οποίες συνεργαζόμαστε κάνουν ό, τι περνά από το χέρι τους για να απαντήσουν στις ερωτήσεις μας, να εξηγήσουν και να δείξουν τις διαδικασίες που εφαρμόζουν με σκοπό τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις μας.

- Γενικά καταβάλλουμε κάθε δυνατή προσπάθεια για να διασφαλίσουμε ότι οι πρώτες ύλες μας προέρχονται από υπεύθυνους προμηθευτές και είναι ασφαλείς. Οι έλεγχοι είναι ένα από τα εργαλεία που χρησιμοποιούμε για να πετύχουμε αυτόν τον σκοπό και είναι πάντα συναρπαστικό να συναντούμε τους προμηθευτές μας, καταλήγει ο Vestergaard.