BioMar har adskillige måder at sikre, at deres råvarer er sikre og indkøbt ansvarligt. En af disse måder er ved regelmæssigt at foretage leverandøraudit, som er baseret på en omfattende vurdering af de krav og risici, der er forbundet med hver enkelt råvare og leverandør.
BioMars auditteam får et førstehåndsindtryk af, hvordan friskproduceret fiskemel fyldes på poser.
BioMars foder er fremstillet af råvarer, som er sikre og indkøbt ansvarligt. BioMar indkøber alle råvarer fra udpegede leverandører, der er godkendt og auditeret i henhold til BioMars procedurer for risikovurdering – inklusive sporbarhed, bæredygtighed, fødevaresikkerhed, kvalitetssystemer samt etiske politikker og miljøpolitikker.
SAAT-teamet
BioMars SAAT-team (SAAT står for Supplier, Approval, Audit, Traceability) er et stærkt team af globale og lokale indkøbs- og kvalitetschefer samt deres assistenter. Teamet baserer deres aktiviteter på specifikationerne i BioMars indkøbspolitik og adfærdskodeks.
- Hos BioMar håndterer vi tre grupper råvarer, der hver har en gruppe tilknyttede eksperter: marine råvarer, ikke-marine råvarer og tilsætningsstoffer. Desuden kategoriseres leverandørerne som enten globale eller lokale. Da vi ikke går på kompromis med kvalitet og fødevaresikkerhed, går vores leverandører samt hver af de råvarer, der bruges i BioMar-foder, igennem flere processer, forklarer Berthel Vestergaard, der er indkøbschef på BioMars fabrik i Danmark.
Detaljerede produktspecifikationer
- For hver enkelt råvare, som vi har til hensigt at bruge i BioMar-foder, er kategoricheferne ansvarlige for at udarbejde alle specifikationerne for råvaren med den nødvendige support fra relevante funktionsområder. Disse specifikationer gælder både globalt og lokalt. Specifikationernes parametre omfatter både økonomiske aspekter samt kvalitet og fødevaresikkerhed. Vi opdaterer disse specifikationer, når det er nødvendigt, for at sikre, at der tages højde for ny lovgivning eller ny viden om alvorlige farer osv.
BioMars adfærdskodeks
- Vi sætter også høje standarder for alle de virksomheder, der vil levere råvarer til os. Det indgår i vores rolle som en multinational virksomhed, der indkøber råvarer på det globale marked, at sikre, at vores leverandører såvel som vi selv opfylder de standarder, der er anført i BioMars adfærdskodeks. Alle leverandører skal anerkende og skrive under på BioMars adfærdskodeks.
Risikovurderinger
- Desuden foretager BioMar risikovurderinger af hver eneste råvarekilde og af alle leverandører. SAAT-proceduren for risikovurderinger inkluderer spørgsmål i multiple choice-format om f.eks. oprindelsesland, behandlingsgrad, risikovurdering af fødevaresikkerheden for en råvare eller tidligere erfaringer med leverandøren. Samlet giver vurderingen en evalueringskarakter for den potentielle risiko.
- BioMar sender et spørgeskema til kvalificering af leverandører til alle vores leverandører en gang om året. Det består af en omfattende liste af spørgsmål. Via leverandørernes svar får vi en opdatering om deres certificeringer, overholdelse af gældende love og forordninger og andre fokuspunkter. Svarene resulterer i en karakter, som vi tager i betragtning i forbindelse med vores evaluering af leverandører.
- Risikovurderingen ligger dermed inden for enten en global eller en lokal indkøbschefs ansvarsområde. I samarbejde med kvalitetsafdelingen foretager vi risikovurderinger og audit af mange forskellige råvarer og leverandører på vegne af BioMar Group, fortæller Berthel.
Audit hos leverandørerne
BioMars korps af leverandørauditorer består af ca. 30 ledende auditorer og et endnu større antal assisterende auditorer. Berthel, der for nylig har været i Finland for at foretage en audit af en leverandør af fiskemel, forklarer:
- Vi udfører audit af alle nye leverandører af råvarer. Og en gang om året evaluerer vi, hvilke af vores eksisterende leverandører vi skal auditere igen. Jeg leder tre eller fire audit om året.
- Hvis risikokarakteren for en af leverandørerne i min portefølje overstiger et bestemt niveau, vurderer auditteamet, om der er behov for at foretage en audit. En audit kan være en hjælp til at give en mere præcis evaluering af den potentielle risiko ved at samarbejde med en bestemt leverandør eller ved at bruge en bestemt råvare fra en bestemt leverandør.
- Når vi planlægger en audit af en leverandør, fastlægger vi altid en specifik auditplan. De emner, der skal ses på under auditten, kan være baseret på det årlige spørgeskema. Jeg indsamler også input fra BioMars SAAT-organisation angående audittens fokuspunkter, så jeg er sikker på, at jeg får svar på alle de bekymringer, mine kollegaer måtte have.
Leverandøren modtager auditplanen, og vedkommendes team kan nu forberede sig på den planlagte audit.
Berthel Vestergaard fortæller, at han og hans assisterende auditor tager til leverandørens virksomhed for at udføre auditten – helst til produktionsanlægget. Der vil for det meste være afsat tre til seks timer til en audit, så der er tid til en konstruktiv samtale og et besøg på fabrikken og/eller lageret.
Under det møde, der finder sted som del af auditten, skal nogle af svarene på det årlige spørgeskema muligvis uddybes. Mødet kan eventuelt også omfatte en diskussion af, om der skal ses på BioMars specifikationer for råvarer igen.
Fokus på fødevaresikkerhed
- Auditplanen kan fokusere på de procedurer, der er fastsat for at sikre, at BioMars krav til fødevaresikkerhed opfyldes. En audit af en forarbejdet råvare vil højst sandsynligt inkludere dybdeborende spørgsmål om processerne på produktionsanlægget. Under samtalerne og rundturen på fabrikken vil vi også være særligt opmærksomme på mulige svagheder, f.eks. risici for kontaminering.
Højt niveau for bæredygtighed og sporbarhed
- BioMar har et særligt fokus på at sikre et højt niveau for bæredygtighed og sporbarhed, fortæller Berthel Vestergaard. – I denne henseende skal leverandøren give os overbevisende dokumentation for, at det produkt, de tilbyder BioMar, opfylder vores forventninger.
Fuldstændig sporbarhed er fundamental for fødevaresikkerheden. BioMars procedurer og optegnelser bidrager til komplet sporbarhed både fremad og bagud i kæden for fødevareproduktion.
- Hvis det f.eks. gælder en leverandør af fiskemel, betyder det, at vi kan teste sporbarheden af fiskemel fra det sted i havet, en fisk blev fanget, til fiskemelsfabrikken og til leveringen af et parti af fiskemel på en BioMar-fabrik. Og sporing bagud i kæden betyder, at vi foretager sporingen fra et bestemt parti fiskemel, som BioMar har modtaget, tilbage til fiskemelsfabrikken og tilbage til det sted, hvor fisken blev fanget.
- En audit giver også mulighed for at sikre, at en leverandør er godt forberedt på f.eks. at opfylde ændringer i reglerne for fødevaresikkerhed, der muligvis snart træder i kraft, siger Berthel Vestergaard.
Rundtur på fabrikken giver førstehåndsindtryk
Ved at besøge fabrikken og lagerbygningerne får auditorerne mulighed for at få et førstehåndsindtryk af virksomhedens fysiske rammer, inklusive dens processer og arbejdsforhold. - Sammenlignet med skrivebordsarbejdet og diskussionerne i et mødelokale giver rundturen på fabrikken mere praktisk erfaring og dermed kan den afdække uforudsete svagheder og styrker, siger Berthel Vestergaard.
Auditrapport og efterfølgende handlinger
Efter auditten udarbejder auditteamet en auditrapport med en opsummering af fakta og indtryk: styrker, observationer og anbefalinger til de forbedrende handlinger, der bør tages. Rapporten indeholder også oplysninger om manglende opfyldelse af relevante standarder, lovgivning, BioMar-koncernens krav og så videre, der skal gøres noget ved.
Denne auditrapport sendes til leverandøren. I tilfælde af manglende opfyldelse af krav skal leverandøren svare på auditrapporten inden for to uger, for at bekræfte, at der vil blive implementeret forbedrende handlinger.
BioMars auditorer stræber efter en åben dialog med leverandørerne. Under et auditmøde skal nogle af oplysningerne i online-sagsmappen, som BioMar har om leverandøren, muligvis uddybes.
Konstruktiv dialog
- Audittene udføres med den indstilling, at der skal etableres en konstruktiv dialog, siger Berthel Vestergaard. - Jeg sætter virkelig pris på og nyder den slags møder. Især når jeg kan se, at vores samarbejdspartnere gør deres bedste for at svare på vores spørgsmål og forklare og vise os, hvad de gør for at opfylde vores krav.
- Alt i alt vender vi hver en sten for at sikre råvarer, der er sikre og ansvarligt indkøbt. Audit er et af vores værktøjer til at opnå dette, og det er altid spændende at møde vores leverandører, opsummerer Berthel Vestergaard.