BioMar a plusieurs moyens de s’approvisionner en matières premières saines et durables. L’un de ces moyens est de procéder régulièrement à des audits de ses fournisseurs, basés sur une évaluation approfondie des exigences et risques spécifique à chaque matière première et à chaque fournisseur.
L’équipe d’audit de BioMar découvre sur place comment les poissons fraîchement transformés sont mis en sac.
Les aliments BioMar sont composés de matières premières saines et durables. BioMar se procure toutes ses matières premières auprès de fournisseurs sélectionnés, approuvés et contrôlés selon des procédures d’évaluation des risques mises en place par BioMar qui incluent la traçabilité, la durabilité, la sécurité alimentaire, les systèmes de qualité ainsi que les politiques éthiques et environnementales.
L’équipe SAAT
L’équipe SAAT de BioMar (SAAT : Supplier, Approval, Audit, Traceability - Approbation, Audit & Traçabilité des Fournisseurs) est une équipe experte composée de Responsables et d’assistants en Approvisionnement, Achats & Qualité tant à une échelle mondiale que locale. L’équipe base ses activités sur le cahier des charges inclus dans la Politique d’Approvisionnement et dans le Code de Conduite de BioMar.
- Chez BioMar, les matières premières sont réparties en trois groupes et une équipe d’experts est affectée à chacun de ces groupes : matières premières d’origine marine, matières premières d’origine non marine et additifs. De plus, les fournisseurs entrent, soit dans la catégorie mondiale, soit dans la catégorie locale. Dans le cadre de notre politique zéro compromis en matière de qualité et de sécurité alimentaire, les fournisseurs et les matières premières utilisés par BioMar doivent faire l’objet de plusieurs procédures dont Berthel Vestergaard, Responsable Approvisionnement de l’usine BioMar au Danemark, nous explique le fonctionnement.
Un cahier des charges produit détaillé
- Pour chaque matière première utilisée dans les aliments BioMar, les Category Managers sont chargés d’élaborer un cahier des charges avec l’aide des services concernés. Ces spécifications s’appliquent tant au niveau mondial que local. Les paramètres de ces spécifications prennent en compte les aspects économiques ainsi que les exigences de qualité et de sécurité alimentaire. Nous mettons ces spécifications à jour chaque fois que c’est nécessaire afin de garantir leur conformité aux nouvelles réglementations et aux nouveaux constats en matière de risques critiques, etc.
Le code de conduite de BioMar
- Nous fixons des normes strictes pour toute société souhaitant nous fournir en matières premières. En tant qu’entreprise multinationale qui s’approvisionne en matières premières aux quatre coins du monde, il est de notre responsabilité de nous assurer que nous et nos fournisseurs respectons les normes mises en place par le Code de Conduite de BioMar. Tous nos fournisseurs doivent accepter et signer le Code de Conduite de BioMar.
Evaluation des risques
- De plus, BioMar procède à une évaluation des risques pour chaque source d’approvisionnement en matière première et pour chaque fournisseur. La procédure SAAT d’évaluation des risques comprend une grille de questions/réponses à choix multiples sur, par exemple, le pays d’origine, le degré de transformation, l’évaluation du risque sanitaire de la matière première ou les expériences préalables avec le fournisseur. Globalement, l’évaluation donnera une note correspondant au risque potentiellement encouru.
- Une fois par an, BioMar envoie un questionnaire d’évaluation à chacun de ses fournisseurs. Il s’agit d’une liste détaillée de questions. Grâce à ses réponses, nous obtenons des informations mises à jour sur les certifications en cours, la conformité aux lois et réglementations en vigueur et d’autres points essentiels. Ces réponses donnent une note qui nous sert à évaluer le fournisseur.
- Par conséquent, l’évaluation des risques est sous la responsabilité d’un Responsable d’Approvisionnement au niveau national ou international. Berthel explique : « En coopération avec le Service Qualité et pour le compte du Groupe BioMar, nous procédons à l’évaluation des risques et à l’audit d’un grand nombre de matières premières et de fournisseurs ».
Audits effectués sur le site du fournisseur
L’équipe de contrôle de BioMar est composée de 30 responsables d’audit à laquelle s’ajoute un grand nombre de collaborateurs. Berthel, qui s’est récemment rendu en Finlande pour auditer un fournisseur de farine de poissons, nous donne les explications suivantes :
- Nous procédons à un audit pour tout nouveau fournisseur de matières premières. Par ailleurs, une fois par an, nous sélectionnons les fournisseurs existants qui feront l’objet d’un audit de vérification. Je procède moi-même à trois ou quatre audits chaque année.
- Si la note de risque de l’un des fournisseurs figurant dans mon portefeuille excède un certain niveau, l’équipe d’audit jugera s’il est nécessaire d’effectuer un contrôle. Un contrôle permet en effet d’avoir une idée plus précise du risque encouru si nous collaborons avec un fournisseur donné ou si nous utilisons une matière première donnée provenant d’un fournisseur donné.
- Lorsque nous envisageons de contrôler un fournisseur, nous mettons en place un plan d’audit spécifique. Les éléments à vérifier au cours de l’audit peuvent résulter du questionnaire annuel. Je recueille également les informations rassemblées par l’équipe SAAT de BioMar sur les points clé à contrôler afin d’être sûr d’obtenir les réponses aux problèmes éventuels soulevés par mes collègues.
Le fournisseur reçoit le plan d’audit, ce qui permet à son équipe de s’y préparer.
Berthel Vestergaard précise qu’il se rend ensuite avec son collaborateur sur le site du fournisseur, de préférence sur le site de production. En règle générale, il est nécessaire de prévoir un créneau de 3 à 6 heures afin de pouvoir établir un dialogue constructif ainsi qu’une visite de l’usine/de l’entrepôt.
La réunion peut être l’occasion de clarifier certaines réponses fournies dans le questionnaire annuel. Au cours de cette réunion, un réexamen des spécifications fixées par BioMar pour les matières premières peut aussi être effectué.
Contrôle de la sécurité alimentaire
- Le plan d’audit peut se concentrer sur les procédures mises en place pour s’assurer que les exigences en matière de sécurité alimentaire sont respectées. Le contrôle d’une matière première transformée se portera très probablement sur l’étude approfondie du processus opérationnel au sein de l’unité de production. De même, au cours de nos entretiens et de notre visite, nous porterons une attention toute particulière aux points faibles éventuels tels que le risque de contamination croisée.
Niveau élevé de durabilité et de traçabilité
- BioMar se concentre tout particulièrement sur la garantie d’un haut niveau de durabilité et de traçabilité. A cet égard, le fournisseur doit fournir des preuves convaincantes de la conformité de son produit aux exigences de BioMar.
Une traçabilité totale est essentielle à la sécurité alimentaire. Les procédures mises en place par BioMar et les informations recueillies contribuent à obtenir une traçabilité totale en amont et en aval de la chaîne de production alimentaire.
- Dans le cas d’un fournisseur de farine de poisson par exemple, cela signifie que nous pouvons tester la traçabilité de la farine de poisson depuis le lieu de pêche en mer jusqu’à l’usine de farine de poisson et jusqu’à la livraison du lot de farine de poisson dans l’un des sites de BioMar. Inversement, nous pouvons identifier le lot de farine de poisson reçu par BioMar et remonter jusqu’à l’usine de production de farine de poisson et jusqu’au lieu de pêche.
- Un audit permet également de s’assurer que le fournisseur est prêt à faire le nécessaire pour se mettre par exemple en conformité avec les réglementations en matière de sécurité alimentaire qui sont susceptibles d’entrer en vigueur, explique Berthel Vestergaard.
Visite d’usine pour une vision concrète
La visite de l’usine et des entrepôts permet aux contrôleurs de découvrir par eux-mêmes la structure physique du site, du processus opérationnel et des conditions de travail. – Comparé aux supports papier et aux discussions ayant lieu pendant les réunions, la visite d’usine est plus concrète et peut par conséquent révéler les forces et les faiblesses impossibles à prévoir autrement, déclare Berthel Vestergaard.
Rapports d’audit et actions
Une fois l’audit effectué, l’équipe élabore un rapport qui récapitule les faits et les impressions : Forces, observations et recommandations concernant les mesures correctives à prendre. Le rapport inclut également les non-conformités aux normes en vigueur, aux exigences du Groupe BioMar, etc. qui doivent être traitées.
Le rapport d’audit est transmis au fournisseur. En cas de non-conformités, le fournisseur aura deux semaines pour répondre au rapport et confirmer les mesures correctives qu’il compte mettre en place.
Les contrôleurs de BioMar ont à cœur d’instaurer un dialogue avec les fournisseurs. Pendant les réunions d’audit, les informations détenues en ligne par BioMar au sujet des fournisseurs nécessitent parfois d’être clarifiées.
Un dialogue constructif
- Les audits sont menés dans une optique de dialogue constructif, déclare Berthel Vestergaard. – Je prends grand plaisir à mener ce type de réunions, en particulier lorsque je constate que nos fournisseurs font leur possible pour répondre à nos questions et mettre les mesures en place pour satisfaire nos exigences.
- Dans l’ensemble, nous ne négligeons aucun aspect afin d’être certains d’utiliser des matières premières saines et durables. L’audit est l’un des outils nous permettant de nous assurer de cette durabilité et c’est toujours avec un grand enthousiasme que nous rencontrons nos fournisseurs, conclut Berthel Vestergaard.